O que é gtd? A arte de fazer acontecer #2

Esse é o segundo artigo do nosso projeto de leitura do livro A Arte de Fazer Acontecer, do David Allen. No primeiro artigo, só te apresentei o projeto e contei sobre a causa e o propósito dessa leitura.

Porém, dessa vez, vamos nos aprofundar sobre o conceito de GTD, os objetivos desse método e te explicar por que e como você deve aprender a tirar os pensamentos da sua cabeça e colocá-los de uma vez no papel.

Lembrando que todos os conceitos explicados aqui podem (e devem) ser lidos no capítulo 1 do livro A arte de fazer acontecer.

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O que é o método GTD?

Vamos começar pelo conceito mais básico. O GTD é uma sigla em inglês (Getting Things Done), que significa, em tradução livre, fazer as coisas acontecerem. Esse modelo foi criado pelo norte-americano David Allen, que após 30 anos de trabalho envolvendo gestão, organização e produtividade, resolveu publicar o livro intitulado A arte de fazer acontecer, no qual ele explica esse seu método de organização, o método GTD, que já ganhou vários adeptos ao redor do mundo.

O que eu acho mais interessante nesse método GTD é que, na forma como David Allen idealizou, não existe distinção entre trabalho e vida pessoal. Todas as atividades que você realiza na sua vida podem – e devem – ser incluídas no seu planejamento. Afinal, elas também são importantes.

Quais os objetivos do método GTD?

Para que você entenda melhor o que é o método GTD, também é importante conhecer os seus objetivos, que são, basicamente, três. Entendê-los vai te ajudar a compreender o que será discutido a seguir e nos próximos artigos, uma vez que tudo está alinhado com esses objetivos.

• Capturar todas as coisas que sejam úteis ou que precisam ser feitas por você – independentemente do tamanho ou data de entrega, conclusão ou realização – e incluí-las num sistema lógico e confiável – e fora da sua cabeça;
• Aprender a tomar as melhores decisões sobre todos os dados que recebe, de forma que você sempre tenha acesso a um documento que te mostre quais são as próximas ações que você deve adotar para implementar ou negociar determinado projeto;
• Organizar e coordenar todo esse conteúdo, de forma a reconhecer, a qualquer momento, seus níveis de comprometimento consigo mesmo e com os outros.

Primeiros passos no GTD

Os primeiros passos no método GTD são colocar seus pensamentos no papel e desenhar um plano de ação para resolver seus problemas ou tirar os problemas do papel. Vamos conversar sobre cada um deles nos próximos tópicos.

Tire os pensamentos da cabeça e coloque no papel

Nossa mente não é muito confiável. Em primeiro lugar, porque nem sempre lembramos o que precisamos fazer no momento que precisamos agir. Em segundo lugar, e talvez essa seja a parte mais incômoda, porque enquanto não transformamos nossos pensamentos em algo mais concreto e coerente, seremos constantemente lembrados de que precisamos fazer alguma coisa.

É aí que surge aquela vozinha chata, às vezes no meio da noite ou durante um momento que deveria ser de lazer, para te dizer que você ainda tem uma pendência ou problema que deve ser resolvido. E isso, é claro, acaba causando muito estresse, ansiedade, raiva, frustração, uma vez que todos nós sempre temos alguma coisa para resolver.

“O grande problema é que sua mente fica lembrando das pendências quando não há nada que você pode fazer a respeito. (…) Se você disse a si mesmo que precisa fazer tal coisa, seu cérebro interpreta que deveria estar fazendo isso neste momento.”

Por isso, David Allen sugere que você sempre anote o projeto ou situação que está ocupando a nossa mente.

Você pode anotar qualquer coisa que te incomoda, distrai, estressa ou que te interessa, como aquele jantar que você está devendo para as amigas, e que tem roubado sua atenção. É isso que ele chama de capturar aquilo que precisa ser feito.

É importante que você tire esse pensamento da sua cabeça, o organize e o torne coerente no papel, no computador, bloco de notas ou qualquer outro dispositivo no qual você possa realizar suas anotações.

Crie planos de ações para os compromissos pendentes

Após começar a anotar os seus pensamentos, você vai perceber que isso já vai aliviar bastante a tensão e a sensação de estar lotada de atividades para fazer. Pelo menos foi assim que me senti. Visualizar o que está pendente, mesmo aqueles planos que ainda nem tem previsão para começarem a ser executados, me ajudou a deixar mais claro o que precisa ser feito.

Mas esse foi apenas o primeiro passo.

Em seguida, o ideal é definir quais ações precisam ser realizadas para tirar o projeto do papel ou resolver algum problema. Você vai ter que tirar um tempo para pensar como e quando vai agir sobre determinado assunto.

E, eu sei, essa é parte mais difícil. Porém, sem estabelecer essas definições, você continuará perdido e estressado no meio dos seus pensamentos. Você precisa ter clareza do que precisa fazer e de quais são os resultados esperados com essa ação. A boa notícia é que, catalogando essas ideias e ações, tudo vai ficar mais fácil, já que você pode consultar esse documento sempre que precisar.

Você não vai mais precisar se preocupar a respeito de determinado assunto, porque já tomou uma decisão sobre o que precisa ser feito. Logo, o seu cérebro não vai ficar te incomodando toda hora com o retorno desses pensamentos.

“As pessoas pensam demais, mas, na maior parte do tempo, pensam em um problema, projeto ou situação – não a respeito de. Se você fez o exercício, concentrou seu pensamento em ações e resultados, o que não acontece sem um esforço consciente. A reação é automática; a reflexão, não.“

Como fazer isso?

Para organizar esses pensamentos, você pode utilizar uma planilha do Excel ou feita mão, no caderno mesmo, e criar uma tabela com três colunas:

• Pensamento – Problema/ pendência / projeto
• Ações – O que preciso fazer para resolver? (Ações)
• Resultado esperado – Qual resultado pretendo alcançar com essas ações?

Além disso, você também pode utilizar o Evernote para registrar essas anotações – é o que eu tenho feito, mas você pode utilizar a ferramenta que achar melhor. Essa é uma forma de organizar os pensamentos e começar a desenhar um plano de ação para realizar o que você deseja ou precisa.

Não é falta de tempo, é falta de definição

Preciso concluir esse artigo com uma frase fantástica do livro A arte de fazer acontecer, que sintetiza bem o motivo pelo qual vale a pena aplicar os conceitos que você aprendeu nesse texto.

“As coisas raramente emperram por falta de tempo. Elas emperram porque ainda não foi definido o que FEITO significa nem onde isso acontece.”